Projet de fusion des paroisses de Plateau du Jorat,Echallens,La Haute-Menthue,Sauteruz et Talent

 

Groupe de travail 1 - Finances, Patrimoine et Budget

Finances et patrimoine : état de situation et projections en cas de fusion au 1^er janvier 2029

Les actifs et les passifs des paroisses qui fusionnent passent à la nouvelle paroisse le jour de l’entrée en vigueur de la fusion.

• Établir un inventaire complet de la situation patrimoniale, soit les passifs et actifs des paroisses actuelles :

• Actifs : immobilier, financier.

• Passifs :  dettes etc.

• Comparer les bilans, comptes, engagements hors bilan des trois dernières années.

• Comment planifier le transfert des biens immobiliers à la nouvelle paroisse (note : le transfert de biens immobiliers en cas de fusion de paroisses, dans la mesure où il s’agit d’entités d'utilité publique exonérées d'impôts [cf. art. 12 LREEDP], n’est pas soumis à l’émolument du Registre foncier ni à l’impôt sur les gains immobiliers). Le cas échéant, faut-il fusionner les associations ou les fondations immobilières ?

• Quel sera le nouveau plan comptable ? Est-il conforme aux règles usuelles de la tenue de la comptabilité (cf. art. 957 et suivants CO) ? Est-ce que celui-ci permettra de déterminer les produits et charges découlant des 4 domaines de mission des paroisses ?

• Quel sera le logiciel comptable utilisé ?

• Faut-il conserver tous les comptes bancaires ?
• Quels potentiels d’économie sont envisageables (économie d’échelle, synergies, …) ?

Pour limiter les frais bancaires, il faut limiter le nombre de comptes. Toutefois, il faut faciliter l’encaissement de dons et donc proposer un compte principal pour les dons sans toutefois fermer trop tôt des comptes sur lesquels les paroissiens ont l’habitude de faire des dons.

Budget : projections en cas de fusion au 1^er janvier 2029

• Quel sera le budget de la nouvelle paroisse ?

 

Groupe de travail 2 – Administration, Personnel, Musiciens, Conventions, contrats et Archives

Administration

Les administrations / secrétariats des paroisses vont également fusionner. Il s’agit donc de s’interroger sur l’organisation administrative de la nouvelle paroisse et de ses conséquences financières.

Etat de situation

• Recenser les administrations/ secrétariats de chaque paroisse avec leur fonctionnement actuelle (personnel, équipement, location etc.)

Projection en cas de fusion au 1^e janvier 2029

• Où se situera le secrétariat de la nouvelle paroisse ? Lister les avantages et inconvénients.

• Y aura-t-il un secrétariat unique ou plusieurs ?

• Comment les bâtiments et locaux vont-ils être affectés à la nouvelle administration, voire affectés à un autre usage ?

• Les équipements (informatique, téléphone, électricité, etc.) peuvent-ils être utilisés tels quels ? Aura-t-on besoin de recourir à des spécialistes ? Y a-t-il des contrats à renégocier ?

• Quel sera le budget de fonctionnement de l’administration fusionnée ?

Personnel

• Le personnel peut-il être réaffecté avec les mêmes cahiers des charges ? Faut-il prévoir des transferts, des compléments de formations, comment gérer les éventuelles diminutions de taux d’activités ?

• Déterminer quels sont les besoins en personnel de la nouvelle paroisse. Il faut tenir compte que, dans la mesure où la nouvelle paroisse reprend automatiquement tous les droits et toutes les obligations des anciennes paroisses, tous les employés des anciennes paroisses sont d’office des employés de la nouvelle paroisse.

• Tenir compte des départs naturels (démission, retraite). Établir éventuellement des plans de retraite anticipée et, dans un 2e temps, des mesures de rationalisation administrative.

• Quand faut-il harmoniser la grille des salaires ?
• Comment modifier les assurances accident, prévoyance professionnelle, caisse AVS ?

Musiciens (organistes, autres.)

La mise en oeuvre d’Église 29 pourra conduire à une diminution du nombre de cultes ; les impacts pour le domaine musical seront importants.

La mise en oeuvre d'Église 29 se doit d'être attentive à leur situation personnelle et de les inclure comme forces de proposition dans le processus de changement.

Etat de situation

• Quels sont les prestations musicales régulières et/ou ponctuelles dans les paroisses ?
• Quel est la nature des contrats ? Quels sont les montants annuels consacrés aux prestations musicales ?

Projections en cas de fusion au 1^er janvier 2029

• Quels sont les prestations musicales qui pourront être reconduites ou être réduites dans le cadre de la nouvelle paroisse ?

• Y aura-t-il des risques pour l’entretien des orgues là où il y aura moins de cultes, avec parfois des dommages patrimoniaux à la clé ?

Conventions et contrats

Les droits et les obligations, ainsi que les actifs et les passifs des paroisses qui fusionnent passent à la nouvelle paroisse le jour de l’entrée en vigueur de la fusion.

Prendre rapidement contact avec les partenaires concernés, afin de régler toutes les questions et de trouver des solutions adéquates, si possible avant la fusion.

Etat de situation

• Lister tous les contrats et conventions existants dans chaque paroisse :

• Conventions avec les communes.

• Contrats de travail.

• Contrat de mandat (conciergerie, informatique etc.)

• Baux à loyer.

• Contrats avec les assurances

• Etc.

• Lister toutes les associations et fondations.

Projections en cas de fusion au 1^er janvier 2029

• Déterminer lesquels des contrats, conventions, mandats pourraient être repris par la nouvelle paroisse et lesquels devraient faire l’objet de modifications, adaptations.
• Déterminer lesquels devraient être résiliés avant la fusion au 1^er janvier 2029 en fonction du respect des dispositions légales et contractuelles.

Archives

Dans le cadre d’une fusion de paroisses, l’objectif est d’éviter à tout prix le mélange des archives ou leur abandon.

Les Archives cantonales vaudoises (ACV) doivent veiller à ce qu’aucun document de valeur se trouvant en possession des paroisses ne coure le risque d’être perdu et proposent donc toutes mesures utiles à la conservation et au classement des documents, notamment les registres des baptêmes sous forme de livres cf. RE 285.

Etat de situation

• Quel est l’état de situation des archives de chaque paroisse ?

Projections en cas de fusion au 1^er janvier 2029

• Quels sont les documents à archiver et quels sont les documents à copier parce qu’ils sont indispensables au fonctionnement de la nouvelle paroisse ?

• Dans quel local (locaux) les archives des anciennes paroisses vont-elles être déposées et dans quel local va-t-on mettre les archives de la nouvelle paroisse ? Comment conditionner et protéger efficacement les archives ? Faut-il prévoir des aménagements spécifiques ?

• Est-il judicieux de mettre en place un nouveau système d’archivage ? un logiciel de gestion documentaire ?

• Faut-il nommer une personne responsable des archives ou recourir à des appuis extérieurs ?

• Faut-il suivre le séminaire de formation mis en place par les ACV ?

 

Groupe de travail 3 – Autorités paroissiales, Nom nouvelle paroisse, Lieux de cultes, Relations avec les communes

Autorités paroissiales

La convention de fusion doit déterminer la composition du nouveau Conseil paroissial.

• Déterminer le nombre des membres du Conseil paroissial et le mentionner dans la convention de fusion. Conformément à l’art. 14 RE, il incombe à l’Assemblée paroissiale de fixer le nombre des membres laïques du Conseil paroissial (et de les élire).

• Veiller, dans la phase de démarrage, à avoir des représentants des anciennes paroisses au sein du Conseil paroissial, du bureau de l’Assemblée paroissiale et de la commission de gestion et des finances.

Conformément à l’art. 25 RE, les membres laïques sont au nombre de cinq au minimum, mais leur nombre doit être en tous les cas supérieurs au nombre de ministres et d’animateurs d’Église membres de droit du conseil paroissial. Toutefois, au démarrage de la paroisse fusionnée, il est vivement recommandé de viser un nombre de membres laïques supérieur au minimum requis.

Nom nouvelle paroisse

La convention de fusion conclue par les paroisses concernées doit déterminer le nom de la nouvelle paroisse.

Les solutions suivantes peuvent être envisagées :

• Le nom de l'une des paroisses concernées s'impose.

• Un nouveau nom pour les paroisses qui fusionnent :

- Toponyme partagé par les paroisses concernées et aisément identifiable à l'échelon vaudois : lieu-dit commun, rivière, montagne, etc.

 - Nom emblématique (aux plans historique, religieux, culturel, etc.).

- Nom de région (qui peut suivre un nom de paroisse, mais pas le précéder).

• Une combinaison des noms anciens (usuellement seulement dans le cas de la fusion de deux paroisses).

En tout état de cause, il est préférable de ne pas recourir à un nom de fantaisie ni de nature touristico-commerciale. On évitera aussi la composition d'une dénomination par l'accolement des premières syllabes des noms des paroisses concernées. On tiendra également compte des règles en matière de protection des marques, des raisons de commerce, et de la personnalité.

Il faut également se poser la question si les paroissiens doivent être associés au choix de la nouvelle dénomination (concours d’idées par ex.).

On peut consulter des ouvrages de référence pour les noms actuels des communes (Dictionnaire historique, géographique et statistique du canton de Vaud, 1914 et 1921 ; Dictionnaire toponymique des paroisses suisses, Éditions Payot, 2005).

Lieux de culte et autres lieux pour les autres activités paroissiales

• Quels sont les lieux de culte que l’on désire privilégier dans le cadre de la nouvelle paroisse ? 

• Peut-on envisager des cultes à d’autres moments que le dimanche matin (samedi soir, dimanche fin d’après-midi, etc.) ? Sous d’autres formes (parole et musique, cultes méditatifs, liturgie inspirée de Taizé, etc.) ?

• Est-ce que certains lieux de culte devraient être désaffectés ? Est-ce que les communes ont le souhait de transformer des lieux de cultes pour les affecter à un autre usage ?

• Quels sont les besoins prévisionnels dans le cadre de la nouvelle paroisse pour les activités diverses de la paroisse, pôles ecclésiaux, activités Jeunesse, catéchisme, etc. ? Quels sont les lieux à privilégier ?

Relations avec les communes

Les lieux de culte appartiennent pratiquement toujours aux communes qui, selon la loi doivent en assumer les frais d’entretien, chauffage, nettoyage et, le cas échéant, de réfection. 

La propriété des locaux paroissiaux de réunion et d’administration est parfois dans les mains des paroisses. Les cures, en revanche, appartiennent usuellement au Canton qui les gère et les entretient.

Selon la loi, toute réunion ou utilisation autre que celles organisées par le conseil paroissial dans un lieu affecté à l’exercice du culte est soumise à l’autorisation de ce conseil ou de l’autorité ecclésiastique compétente, et à celle de l’autorité municipale

Concernant les liens avec les communes, il faut relever:

• Les lieux de culte et bâtiments paroissiaux représentent des charges récurrentes non négligeables pour les communes.

• L’attachement des autorités et de la population à « leur Église » est important et souvent identitaire, en particulier dans certains moments chargés d’émotion ;

• À travers ce lien Commune-Paroisse se traduit concrètement le lien entre le Canton et l’EERV.

• La communication et l’information auprès des autorités communales est primordiale. Par réciprocité de l’art. 9 de la loi sur les relations entre l’État et les Églises reconnues de droit public, il est important de de tenir informées les communes et de leur présenter les projets de fusion en amont.

• Il est important de clarifier la ou les personnes habilitées à entrer en discussion avec les autorités, s’appuyer sur un mandat clair avec des délégués représentatifs.

Il est important de revoir la ou les conventions entre les paroisses et les communes. Celles-ci devront être adaptée. Une convention type existe (disponible sur le cloud.eerv).

Il faut identifier les lieux de culte et les bâtiments ou locaux mis à disposition par les communes.

 

Groupe de travail 4 – Activités dans les 4 domaines de la mission, Intégration des pôles, Equipe ministérielle

Activités dans les 4 domaines de la mission

Le programme paroissial doit présenter les activités dans les quatre domaines de la mission, activités qui prennent toute leur importance déjà en phase de préparation. Ces aspects pourront figurer – ou non – dans la convention.

• Établir la liste de toutes les activités dans les quatre domaines de la mission :

- Vie communautaire et cultuelle.

- Formation et accompagnement.

- Santé et solidarité.

- Communication et dialogue.

• Favoriser les rencontres des personnes participant aux mêmes types d’activités, de façon qu’elles fassent connaissance et échangent idées et préoccupations. Ces rencontres et échanges d’idées peuvent faire l’objet d’actions de consultation et communication auprès des paroissiens.

• Favoriser l’émergence de nouvelles idées dans le cadre des domaines de la mission. Par ex : Peut-on envisager des cultes à d’autres moments que le dimanche matin (samedi soir, dimanche fin d’après-midi, etc.) ? Sous d’autres formes (parole et musique, cultes méditatifs, liturgie inspirée de Taizé, etc.) ?

• Imaginer les complémentarités possibles pour créer une nouvelle identité (notamment visuelle) dans une nouvelle paroisse.

• Intégrer des critères de vitalité en lien avec le programme paroissial et renoncer à certaines activités.

Il conviendra également de veiller à l’intégration des éventuels pôles (cf. 5.10).

Le COPIL est en lien avec les offices / services en vue de la préparation de la mise en oeuvre des quatre domaines de la mission.

Intégration des pôles

Les pôles sont une structure ecclésiale rattachée à une paroisse. Afin d’assurer une collaboration optimale entre un pôle et la paroisse, un de ses représentants est invité à participer ponctuellement aux séances du conseil paroissial. 

La paroisse peut attribuer des postes à un pôle. Sur le plan financier, une ligne réservée au pôle figure dans le budget de la paroisse.

• Quelles activités des paroisses devraient être considérées comme pôle dans la future paroisse ?
• Quelles activités régionales devraient s’intégrer à la future paroisse ?

Est-ce que pour des raisons de sources de financement externe, il serait judicieux de disposer d’une association de soutien (p.ex. certains donateurs sont d’accord de faire un don à une association, mais non à l’EERV ou à une paroisse) ?

Est-ce que pour un fonctionnement optimal, conviendrait-il de déléguer une activité à une association ? Dans ce cas, quelles prestations seraient déléguées ? Quels sont les éléments clés de la convention paroisse-pôle ?

En cas de création d’une association, comment serait-elle financée ? Est-ce que le pôle pourra contribuer au financement de la paroisse (qui doit notamment s’acquitter de la contribution cantonale) ou sera-t-il une charge financière de la paroisse ? Comment est-ce que l’association rendra-t-elle des comptes à la paroisse ?

En outre, Il faut tenir compte des éléments suivants:

• Dans la mesure où les activités d’un pôle peuvent être partie intégrante des activités paroissiales, il convient de bien réfléchir avant de multiplier les associations. Cette dernière forme juridique peut toutefois être pertinente si le pôle doit avoir la personnalité juridique.

• En cas de divergence entre une association et le Conseil paroissial (responsable d’assurer les quatre domaines de mission), ce dernier doit pouvoir dénoncer la convention et assumer directement le domaine de mission qui était jusque-là déléguée au pôle.

• Le rapport d’activité et les comptes annuels des éventuelles associations doivent être transmis au Conseil paroissial qui pourra les transmettre aux membres de l’Assemblée paroissiale.

Equipe ministérielle

Quelle sera la dotation en EPT de la nouvelle paroisse ?

Comment sera composée la nouvelle équipe ministérielle ?

Quelles seront les tâches principales à répartir dans la nouvelle paroisse ?

Comment vont-elles se répartir entre les membres de l’équipe ministérielle ?